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Staatssekretärin Sabine Smentek im Interview über die Digitalisierung der Behörden

Sie ist Zuständig für die Digitalisierung der Behörden. Transparenz und gleichzeitige Sicherheit neben dem Mangel an IT-Experten sind nicht die einzigen Hürden, mit denen Sabine Smentek und ihr Team umgehen müssen. Doch hinter der Idee der smarten Verwaltung steckt enormes Potential: Mehr Flexibilität, bessere Zusammenarbeit, schnellere Prozesse und höhere Qualität. 

Sie sind zuständig für die Digitalisierung der Behörden. Bis 2023 sollen alle Akten elektronisch geführt werden. Was wird sich für die Bürgerinnen und Bürger dadurch ändern?  Die wesentlichen Änderungen ergeben sich für die Verwaltung und deren Abläufe selbst. Der Einsatz der elektronischen Akte wird in Verbindung mit weiteren Digitalisierungsvorhaben einen signifikanten Beitrag zur durchgehend elektronisch gestützten Arbeit innerhalb der Verwaltung leisten. Für Bürgerinnen und Bürger erreichen wir daraus flexiblere, schnellere und transparente Prozesse.

Was bedeutet das für den Arbeitsalltag der Verwaltungen und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Der Einsatz der elektronischen Akte wird den Arbeitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verändern, vereinfachen und modernisieren. Das beginnt mit der Digitalisierung von Posteingängen, reicht über eine digitale Dokumentenablage und elektronische Aufgabenverwaltung bis hin zur Initiierung und Bearbeitung von digitalen Beteiligungsprozessen. Zusammen mit dem Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik ergibt sich darüber hinaus eine Vielzahl an weiteren Möglichkeiten, wie zum Beispiel der ortsunabhängige Zugriff auf Informationen. Dabei müssen wir alle Beschäftigten bei den Veränderungsprozessen von Beginn an mitnehmen und sie aktiv in die vielfältigen Vorarbeiten einbeziehen.

Wo liegen Ihrer Meinung nach die größten Hürden in der Digitalisierung der Behörden? Nicht nur in der Verwaltung sind IT-Expertinnen und -Experten stark gefragt. Fast jedes Unternehmen sucht händeringend nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in diesem Bereich. Um die Vielfalt der Leistungen, Produkte, Prozesse und Verfahren in einer komplexen Verwaltungslandschaft zu digitalisieren, benötigt man entsprechende Ressourcen. Wir sind da auf einem guten Weg. Der Anfang ist gemacht. Aber klar ist auch, dass es noch eine Menge Potential nach oben gibt. Auch deshalb ist es wichtig, dass wir uns weiter vernetzen, um zusammen mit anderen Bundesländern arbeitsteilig die Verwaltungsdigitalisierung weiter vorantreiben. Einen zweiten Aspekt möchte ich dennoch nicht unerwähnt lassen: Als Land Berlin, als öffentliche Verwaltung, müssen wir Vorreiter bei den wichtigen Schlüsselthemen Sicherheit und Datenschutz sein. Da gibt es keinen Punkt, an dem wir mal ein Auge zudrücken. Auch deshalb benötigt der ein oder andere Prozess länger, als es auf den ersten Blick nötig erscheint. 

Wer arbeitet alles an smarten Verwaltungen in Berlin? Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung sind nicht nur Kernbereiche der Senatsverwaltung für Inneres und Sport. Auch andere Häuser haben hier eine tragende Rolle. Zum Beispiel die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe oder die Senatskanzlei. Gemeinsam arbeiten wir an einer Digitalisierungsstrategie für Berlin, in dessen Entwicklungsprozess sich alle anderen Fachressorts einbringen werden.

 

Was hat für Sie Priorität bei diesem Thema? Im Fokus unseres Handelns stehen natürlich Verwaltungsleistungen für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Unternehmen in unserer Stadt. Nicht umsonst hat das E-Government-Gesetz Berlin die Bürger- und Unternehmensfreundlichkeit als eine der Zielsetzungen für die Digitalisierung der Berliner Verwaltung genannt. Diesem Grundsatz folgend, legen wir in Berlin sehr großen Wert darauf solche Verwaltungsabläufe prioritär digital anzubieten, die einen hohen Nutzen für die Menschen in unserer Stadt entfalten und die oft nachgefragt werden.

Zum Thema smarte Verwaltung gehört auch Open Data. Welches Potential sehen Sie hier? Die Umsetzung des Open-Data-Leitbildes ist ein wichtiges Ziel des Berliner E-Government-Gesetzes. Daher unterstützen wir die fachlich verantwortlichen Kolleginnen und Kollegen bei der Wirtschaftsverwaltung aktiv bei den entsprechenden Bemühungen und Initiativen. Open Data ist insbesondere für eine Start-Up-Metropole wie Berlin ein wichtiges Thema. Auf offenen Daten können digitale Geschäftsmodelle aufsetzen und so Innovationen und Wirtschaftsförderung unterstützen. Außerdem sind offene Daten auch ein wichtiger Aspekt auf dem Weg zur Umsetzung des „Smart City“-Leitbildes, denn „smarte“, das heißt (teil-) automatisierte Steuerungskreisläufe, etwa zur Erledigung öffentlicher Aufgaben, sind auf den Datenaustausch mit Bürgern und Unternehmen angewiesen. 

Ende 2018 gab es einen bundesweiten Cyberangriff auf Politiker und Prominente aus dem „Kinderzimmer“ eines 20-jährigen. Datenklau ist bei großen Unternehmen wie Twitter und anderen immer wieder Thema und es tauchen immer wieder Löcher auf, was die Datensicherheit angeht. Das scheint also noch ein großes Problem zu sein. Was muss hier in Zukunft noch getan werden? In dem von Ihnen angesprochenen Fall wurden keine Daten aus dem Berliner Landesnetz abgezogen. Das ist mir besonders wichtig zu erwähnen. Wir stellen an unser Netz sehr hohe Sicherheitsanforderungen. Grundsätzlich gibt es bei dem Thema für mich zwei Punkte. Zum einen: Die Aufgabe der Verwaltung Daten zu schützen und wie sie dies gewährleisten kann. Und zum anderen: Was kann jeder selbst tun, um seine Daten nicht leichtfertig preiszugeben?

Unser zentraler IT-Dienstleister des Landes Berlins, das ITDZ, wurde im letzten Sommer als erstes Unternehmen in Deutschland mit dem BSI-Zertifikat nach dem neuen IT-Grundschutz zertifiziert. Eine tolle Sache, die zeigt, wie sehr wir dieses Thema im Fokus haben, und wie wichtig es uns ist. Natürlich ist auch die Verwaltung wie jeder, der privat das Internet nutzt, nicht vor SPAM und Phishing-Versuchen gefeit. Wir sensibilisieren unsere Beschäftigten zunehmend und zeigen auf, wie verdächtige Mails oder Schadsoftware erkannt werden können, damit Gefahren durch bedachten Umgang bei jedem Klick bewusst vermieden werden.

Auf der anderen Seite muss jede und jeder für sich auch im Privatleben immer die Frage stellen, ob die abgefragten Daten auch wirklich notwendig sind und ob man weiß, wem man sie da zur Verfügung stellt. Ein Klick auf „Stimme zu“ oder einen Beitrag in sozialen Netzwerken online zu stellen, ist schnell erledigt. Man sollte sich dabei aber bewusst sein, was dann damit geschehen kann, und wer die Informationen wie nutzen kann.

 

Wie sieht die Berliner Verwaltung in zehn Jahren aus? Unser Ziel lässt sich kurz und prägnant zusammenfassen: Wir möchten eine Verwaltung, die gut erreichbar und einfach verständlich ist, die digital und dabei effizient arbeitet. Den Weg dafür ebnen wir gerade und haben auch schon viel erreicht. Ziel muss es sein, dass alle Berlinerinnen und Berliner ohne lange Umwege und Sucherei ihre Anliegen erledigen können.

Darüber hinaus steht für mich eines fest: Die Potenziale der Digitalisierung gehen weit darüber hinaus, als die bisherigen Prozesse einfach nur digitalisiert abzubilden. Wir erleben es gerade in der Privatwirtschaft, wie vollkommen neue Geschäftsmodelle möglich werden, die vor zehn Jahren noch nicht mal im Ansatz gedacht wurden.

Nun ist die öffentliche Verwaltung natürlich nicht auf der Suche nach neuen Geschäftsmodellen. Aber die Möglichkeiten von stärker vernetzter Zusammenarbeit werden uns in Zukunft dabei helfen, Verwaltungsleistungen in einer noch höheren Qualität anzubieten.

Wie sieht Ihres Erachtens die Stadt der Zukunft aus? Unsere Stadt der Zukunft wird sich vermehrt durch die Gestaltung im interaktiven Austausch mit der Gesellschaft entwickeln. Ein gutes Beispiel stellt das „CityLAB“ als ein Zentrum zur digitalen Erneuerung Berlins dar. Dort erhalten Bürgerinnen und Bürger, Initiativen und die Verwaltung einen Ort, an dem sie gemeinsam Visionen für ihre digitale Stadt von morgen entwerfen, testen und weiterentwickeln können. Wir sollten uns darüber im Klaren sein, dass in zehn oder 20 Jahren viel mehr möglich sein wird als heute – auch in der digitalen Welt. Für uns als Behörden stehen dabei die Angebote für alle im Fokus. Es darf also nicht sein, dass derjenige auf der Strecke bleibt, der der Verwaltung dann doch lieber einen Brief anstatt eine E-Mail schickt.

Zu guter Letzt: Könnten Sie bitte folgenden Satz beenden:„Berlin ist smart, weil…“

…bei uns Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung hohe Priorität genießen, damit wir Bürgerinnen und Bürgern sowie Wirtschaft und Verwaltung bestmögliche Bedingungen bieten können.

 

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