©ITDZ Berlin/Petras

Schluss mit langen Wartezeiten – Das IT-Dienstleistungszentrum optimiert Berliner Behörden

Effiziente und moderne Behörden, das ist das Ziel des ITDZ Berlin im Zeitalter der Digitalisierung.

Wer seinen Wohnort ummelden oder einen Kitaplatz beantragen möchte, muss den Gang zu einer der vielen Berliner Behörden machen. Mitunter kann dies sehr zeitaufwändig sein, weil Berlin jährlich bis zu 40.000 neue Bewohnerinnen und Bewohner aufnimmt. Lange Wartezeiten für Kunden bei Berliner Ämtern könnten jedoch schon bald endgültig der Vergangenheit angehören. Dass die Optimierung von Verwaltungen und öffentlichen Dienstleistungen immer weiter in das öffentliche Bewusstsein rückt, zeigen die Erfolge von Veranstaltungen, wie die Smart Country Convention in Berlin, die vom Digitalverband Bitkom durchgeführt wurde. Hier nahmen sich Ausstellungen, Weiterbildungsmöglichkeiten, Startup-Präsentationen und zahlreiche andere Events diesem zukunftsträchtigen und wichtigen Themengebiet an. 

ITDZ Berlin gestaltet die ersten Schritte zu einer effizienten digitalen Verwaltung

Aktuell arbeiten 752 Mitarbeiter des IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) als kommunales IT-Unternehmen daran, dass der bürokratische Aufwand für Verwaltungsmitarbeiter und Bürgerinnen und Bürger geringer wird. Dafür ist eine schrittweise, einheitliche Gestaltung der IT-Systeme und Verwaltungsvorgänge im gesamten Land Berlin notwendig. Damit rückt die Vision der Vorständin des ITDZ Berlin, Ines Fiedler, in greifbare Nähe: „Mit moderner IT und dem Know-how unserer Experten wollen wir die Digitalisierung der Berliner Landesverwaltung gezielt vorantreiben. Unser Ziel sind moderne und serviceorientierte Verwaltungsdienstleistungen gegenüber Bürgerinnen, Bürgern und Wirtschaft.“

Ein wichtiger Teil einer solchen Standardisierung ist ein Online-Zugang zu allen Bereichen des eGovernments. Anstatt für jede Verwaltung und jede Behörde einen separaten Zugang verwenden zu müssen, sollen Nutzer künftig mit nur einem Passwort auf ihr Service-Konto zugreifen können, über das alle wichtigen Verwaltungsleistungen zugänglich sind. Die Abwicklung vieler Dienstleistungen sollen zukünftig über den Computer möglich sein. Darüber hinaus steht für das Smartphone bereits jetzt schon eine Service-App zur Verfügung, mit der Nutzer auf die wichtigsten dieser Dienstleistungen von jedem Standort aus bequem zugreifen können.

Das ITDZ Berlin arbeitet dafür an der stetigen Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben, wie zum Beispiel das Ummelden des Wohnsitzes. Bürgerinnen und Bürger sollen künftig auch ihre Wartezeiten effizienter gestalten können, wenn sie persönlich bei einer Behörde vorstellig werden müssen: Wer eine lange Wartezeit in Kauf nehmen muss und zwischendurch einen Kaffee trinken möchte oder Besorgungen zu erledigen hat, wird unterwegs per SMS informiert, um den Termin rechtzeitig wahrnehmen zu können. Im Bürgeramt Charlottenburg-Wilmersdorf sparen Nutzer bereits Zeit und Verwaltungsaufwand, indem sie an einem Self-Service-Terminal schnell und einfach diverse Anträge, wie den Personalausweis, bereits selbst in Auftrag können. Ein Projekt, das auch in anderen Bürgerämtern Berlins einen Platz finden soll. 

Die größte Herausforderung liegt in der Datensicherheit

Bürgerinnen und Bürger Berlins haben seit einiger Zeit die Möglichkeit, Missstände, Vandalismus oder herumliegenden Schrott beziehungsweise Müll mit einer App oder über den Webbrowser an das zuständige Ordnungsamt zu melden. Mehrfach gemeldete Probleme fasst das System automatisch zusammen. Ein Mitarbeiter bestimmt anschließend, wie genau mit dem Problem umgegangen werden soll. Wenn gewünscht, können sogar die eigenen Daten hinterlassen werden. Auf diese Weise kann das Ordnungsamt sofort informieren, sobald das Problem behoben wurde.

Zu einer modernen Verwaltung gehört, dass man schnell und ohne zusätzlichen Aufwand den richtigen Ansprechpartner für sein Anliegen findet.  Wer sich nicht sicher ist, an wen er sich wenden muss, kann sich als erstes an das Bürgertelefon mit der Nummer 115 wenden. Das Callcenter befindet sich ebenfalls im Gebäude des ITDZ Berlin und gibt erste wichtige Informationen, um das jeweilige Ersuchen schnellstmöglich zum Erfolg zu führen. Unterstützend kann auch ein virtueller Assistent beziehungsweise Chatbot drängende Bürgerfragen beantworten. Hierbei handelt es sich zunächst um Standardantworten, die, unter anderem, Fragen zu Gebühren, Unterlagen oder Zuständigkeiten betreffen. 

Ein Unternehmen, das mit einer solchen großen Menge an sensiblen Daten jongliert, achtet präzise auf deren Sicherheit, sodass Ines Fiedler besorgte Stimmen beruhigen kann: „Die großen Herausforderungen der digitalen Transformation liegen vor allem im Bereich der IT- und Datensicherheit. Das gilt umso mehr für die Verwaltungen, hier laufen die Daten aller Bürgerinnen und Bürger zusammen. Ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Berliner Verwaltung ist deshalb die Standardisierung der Informations- und Kommunikationstechnik beim ITDZ Berlin. Als erstes Unternehmen sind wir seit 2018 mit dem BSI-Zertifikat (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) nach höchstem Sicherheitsstandard ausgezeichnet. Der hohe Standard hilft uns, eine sehr sichere IT für Berlin betreiben zu können.“

Zu einer Smart City gehört eine smarte Verwaltung. Das ITDZ Berlin schafft Infrastrukturen, die solche Optimierungen und Vereinfachungen für einen effizienten Verwaltungsalltag ermöglichen.

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